Een headless CMS kiezen dat bij je redacteuren past

Kies een headless CMS vanuit de mensen die er elke dag in werken. Daarna kijk je naar hosting, het prijsmodel en hoe makkelijk je er later weer uit komt. Technisch leveren de bekende systemen allemaal content via een API aan je frontend. De verschillen zitten in de redactie-ervaring, in wie de servers beheert en in wat het over drie jaar kost.

Vraag je wel eerst af of je headless nodig hebt. Een losse frontend met een apart CMS geeft je vrijheid, maar ook een extra systeem om te beheren. Erik schreef daarover in wanneer headless architectuur zinvol is.

Begin bij de redacteuren

Wie zet er content in, en hoe vaak? Een marketingteam dat elke week landingspagina's bouwt, heeft andere wensen dan een productteam dat af en toe een helptekst aanpast.

De vragen die ik stel:

• Willen redacteuren zien hoe een pagina eruitziet voordat die live staat?
• Bouwen ze zelf pagina's uit blokken, of vullen ze vaste velden?
• Zijn er meerdere talen, en wie vertaalt?
• Moet iemand content goedkeuren voordat die online gaat?

Storyblok heeft in alle abonnementen een visuele editor: een redacteur klikt in de preview op een blok en past het daar aan. In Strapi en Payload werkt een redacteur vooral in formulieren met velden. Voor gestructureerde content is dat prima, maar een marketeer die zelf pagina's wil samenstellen, vindt het al snel stroef.

Laat in de proefperiode een echte redacteur een week met echte content werken. Dat zegt meer dan een demo van de leverancier.

Zelf hosten of SaaS

Strapi en Payload zijn open source en kun je zelf hosten. De community edition van Strapi valt onder de MIT-licentie, een deel van de enterprise-functies onder een aparte licentie. Strapi werkt met PostgreSQL, MySQL, MariaDB en SQLite. Payload staat ook onder MIT en installeer je direct in de app-map van een bestaand Next.js-project. Je CMS en je site zijn dan één codebase met één deployment.

Sanity zit ertussenin. De Studio, waarin redacteuren werken, host je waar je wilt, maar de content zelf staat in de Content Lake en de API's die Sanity host. Storyblok is volledig SaaS.

Zelf hosten betekent dat jij updates, backups en beveiliging regelt. Beheer je al servers, dan is dat geen groot punt, maar het is werk dat elke maand terugkomt. Hoe wij die afweging maken, staat in Vercel of zelf hosten.

Reken het prijsmodel door voor jaar drie

Een SaaS-CMS rekent af op wat er bij jou groeit. Bij Storyblok zijn dat seats, API-verzoeken, verkeer, talen en het aantal spaces. Elk daarvan heeft per abonnement een limiet, en daarboven betaal je extra of stap je over naar een duurder abonnement.

Reken daarom met de situatie in het derde jaar: meer redacteuren, een extra land met een eigen taal, meer verkeer na een campagne. Kijk welke van die posten bij jou het eerst groeien en wat dat in het abonnement betekent.

Ook als je zelf host, lees je de licentie en de prijsvoorwaarden. Directus is een goed voorbeeld. Organisaties met minder dan 5 miljoen dollar omzet per jaar en minder dan 50 medewerkers krijgen alle functies zonder licentiekosten, ook als ze zelf hosten. Voor grotere organisaties gelden de betaalde abonnementen. Dat is een redelijke regeling, maar je wilt het weten voordat je kiest en niet pas als je boekhouder ernaar vraagt.

Lock-in zit in je contentmodel

Overstappen naar een ander CMS is zelden onmogelijk, wel vaak veel werk. Het meeste werk zit in rich text: veel systemen slaan opgemaakte tekst op in een eigen JSON-structuur, en die moet je bij een overstap omzetten. Daarnaast verhuis je afbeeldingen en de verwijzingen tussen stukken content.

Test daarom voordat je tekent of je alles kunt exporteren. Gebruik daarvoor de content uit je proof of concept en lees de export in een ander systeem in.

Twee afspraken houden lock-in klein:

• Zet geen bedrijfslogica in het CMS. Webhooks en plugins zijn handig, maar logica hoort in je eigen code.
• Laat de frontend content ophalen via een eigen laag, zodat je bij een overstap op één plek iets aanpast.

Let ook op wie de eigenaar van de leverancier is. Payload is sinds juni 2025 onderdeel van Figma, en het team schreef toen dat Payload open source en zelf te hosten blijft. Met een MIT-licentie heb je hoe dan ook de code in handen. Bij een SaaS-leverancier heb je alleen je export.

De opties naast elkaar

Er zijn meer goede systemen, maar tussen deze vijf zitten de belangrijkste keuzes al: zelf hosten of SaaS, en formulieren of een visuele editor.

Zo pak ik de keuze aan

1. Schrijf op wie er in het CMS werkt en wat die persoon per week doet.
2. Modelleer drie echte contenttypes, met hun relaties en talen.
3. Bouw met twee kandidaten een kleine proof of concept tegen je eigen frontend. Een paar dagen per kandidaat is genoeg.
4. Laat een redacteur er een week in werken.
5. Exporteer alles en kijk of je het ergens anders kunt inlezen.
6. Reken de kosten door voor jaar drie.

Kies daarna het systeem waar je redacteuren het prettigst in werken, zolang de export en het prijsmodel kloppen. Met welke frontends en backends wij werken, staat op onze pagina over technologie.

Bronnen

• Strapi: licentie (GitHub)
• Payload op GitHub
• Payload: Payload is joining Figma
• Directus: prijzen en Open Innovation Grant
• Sanity: hosting and deployment
• Storyblok: prijzen